Nog altijd zijn er wezens in ons goede vaderland, die bij het horen van het woord administratie denken aan ganzenveren, dikke boeken met ezelsoren en krentenwegers. Gelukkig zijn in ons bedrijf de ganzenveren en de dikke boeken door de computer verdrongen. Bovendien zijn goede administrateurs geen krenten-wegers, maar dienaren (d.i. de betekenis van het woord administrateur), die als bokken boven op de “schat”kist zitten. Is dat dan nodig? Evenmin als een land het kan stellen zonder een ministerie van financiën, evenmin kan een bedrijf buiten een goed functionerende administratie. Ook bij u thuis bewaakt toch iemand de huishoudbeurs?
De administratie stelt zich ten doel het bedrijfsgebeuren zo goed mogelijk te registreren; de binnenkomende gegevens te analyseren en te interpreteren om vervolgens alle schakels en niveaus te informeren over het wel en wee. De administratie wil het dashboard van het bedrijf zijn, waarop kan worden afgelezen hoe het proces zich ontwikkelt. In de loop der eeuwen is dat proces van het bedrijfsgebeuren steeds ingewikkelder geworden. Dit heeft tot gevolg gehad, dat de leiding steeds meer behoefte kreeg aan inzicht in de onderlinge relaties en verbanden, om de juiste maatregelen van bijsturing te kunnen nemen. Het voorzien in deze behoefte is de hoofdtaak van de administratie. Aangezien het bedrijfsgebeuren vele aspecten heeft, is er binnen de administratie een werkverdeling doorgevoerd, die heeft geleid tot een aantal deeladministraties. Hiervan worden de volgende genoemd:
Salarisadministratie:
Ongetwijfeld is ook voor u buiten discussie, dat dit deel goed moet functioneren. Deze groep is verantwoordelijk voor het op tijd uitbetalen van de salarissen; ziekengeld; winstuitkering; kinderbijslag; vakantietoeslag enz. Ook de afwikkeling van de ingewikkelde sociale wetten behoort bij deze groep.
Orderadministratie:
Hierbij gaat het om de bepaling het resultaat per order. Een goede informatie over de gang van zaken bij de orders is van levensbelang voor het bedrijf. Enerzijds om tijdens de bouw van de langlopende orders te kunnen bijsturen en anderzijds om de begrotingsafdeling te voeden met de essentiële gegevens om nieuwe offertes te kunnen uitbrengen.
Voorraadadministratie:
In een bedrijf met vele magazijnen en sommige open opslagplaatsen is een goed beheer van de voorraden geen eenvoudige zaak, maar het is wel een miljoenenzaak. Steeds gaat het hier om het vinden van het juiste evenwicht. Enerzijds zijn voorraden nodig om productieproces ongestoord te laten verlopen, maar anderzijds vergen voorraden opslagkosten; renteverlies over de vastgelegde kapitalen en verliezen door veroudering. Een probleem apart is hierbij het terugdringen van de vrij hoge afvalpercentages bij het walsmateriaal .
Kostenadministratie:
Jaarlijks wordt voor iedere afdeling een budget opgesteld; dit is een begroting van de kosten voor die afdeling voor het personeel; de werkruimte; de machines; Je gereedschappen; het energieverbruik enz. ledere 4 weken krijgen de verantwoordelijke chefs een opgave van de werkelijke kosten, waardoor zij in staat zijn hun budget te bewaken. Dit is van enorm belang. Want als alle afdelingen 2% meer uitgeven dan hun budget is er al een kostenoverschrijding van circa l miljoen. U begrijpt van hoeveel belang een goede bewaking is,temeer daar de budgetten van de afdelingen de basis zijn voor de uurprijzen.
Financiële administratie:
Hiertoe wordt gerekend het geldverkeer via kas, bank en giro, alsmede de behandeling van de facturen van onze leveranciers en het opstellen van de facturen voor onze opdrachtgevers. Geldverkeer via de kas wordt in onze maatschappij steeds moeilijker. Sinds enige weken weigeren de banken zelfs geIdtransporten te verzorgen. De Administratie is helaas genoodzaakt het contante uitbetalen per kas nog verder te beperken en u bij declaraties te vragen of u genoegen kunt nemen met een storting op uw bank of girorekening.
Het hart:
Al deze deeladministraties hangen nauw met elkaar samen, hetgeen in bijgaande schets is uitgebeeld. De gehele administratie is uitgebeeld als een mens, waarvan de lichaamsdelen de deeladministraties zijn. Evenals al onze lichaamsdelen via de bloedvaten in verbinding staan met het hart, zo staan ook alle deeladministraties in verbinding met het hart van de administratie. Alleen heeft dat hart een andere naam. Wij noemen het “het grootboek”. Uit dit grootboek stellen wij ieder kwartaal de balans en de Verlies en Winstrekening op. Hopelijk heeft dit verhaal u enig inzicht gegeven in het “waarom” en het “hoe” van de administratieve rompslomp bij het bedrijfsgebeuren en hoe belangrijk het is dat wij van u goede gegevens ontvangen.
Uw dienaar, de Administratie
Stichting Erfgoed Werf Gusto
Laatst bijgewerkt op: 23 januari 2020
